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专项维修资金的支取和使用
2011-10-04 08:34:58 来源: 】 浏览:2457次 评论:0

    什么是专项维修资金?
    所谓住宅专项维修资金,又名“小区养老金”,是指专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造的资金。
    这里有两个条件,第一,必须是超过保修期,第二,必须是大修、中修的情况下才能使用;为什么呢,因为众所周知,保修期内的房子是由建设单位或施工单位承担保修责任的,不应转稼到业主身上;而且小修费用又包括在了物业费里,所以遇到小修问题时当然不能动用专项维修资金。
    根据相关规定,小修工程的适用范围是指:1、 修补屋面、地面、顶棚,室内外抹灰; 2、 修理门窗、换纱、换玻璃; 3、 水、暖卫、电设备的日常养护; 4、 疏通下水、烟囱、垃圾道,清扫屋面、雨水口。除去这些情况的其他维修都应该使用专项维修资金。

    代收专项维修资金的问题
    相关案例:
    2006年11月27日,黄某为其挪用业主公共维修基金140万元赌博的行为付出了沉重的代价,被北京市东城区人民法院判处有期徒刑11年。
    32岁的黄某原为**房地产开发有限公司客户服务部经理。2005年12月,**公司开始办理小区四期业主入住手续。因有客户要求**公司代收公共维修基金,黄某在公司已规定不代收公共维修基金的情况下,私自起草委托书和收条格式,并代收客户的公共维修基金。2005年12月至2006年12月间,黄某违规向45名业主收取公共维修基金,共计人民币1466808.52元,后将此笔款项用于个人赌博和办理个人赌博网站。

    这里需要注意的是,代收要有依据,包括公司规定和相应主管部门授权;而且一定要向业主明示,从而规避风险。
    代收要开据相应票据;如果无法先开据发票时也一定要在事后把发票补发给业主,而且必须做好登记签字,并予以保存;
    代收后要及时移转到相应主管部门;
    注意一点,专项维修资金不同于物业费。业主不交,开发商可以拒绝交房,这是有法律依据的。

    专项维修资金的几种使用情况
住宅专项维修资金的使用分为以下三种情况:
(1) 住宅专项维修资金划转业主大会管理前的使用;
(2) 住宅专项维修资金划转业主大会管理后的使用;
(3) 紧急情况下住宅专项维修资金的使用;其中又分为住宅专项维修资金划转业主大会前时遇有紧急情况的使用和划转到业主大会后时遇有紧急情况的使用两种。

    划转前 划转后 紧急情况
1、提出使用建议(物业/相关业主) 1、提出使用方案(包括拟维修和更新、改造的项目、费用预算、列支范围、发生危及房屋安全等紧急情况以及其他需临时使用住宅专项维修资金的情况的处置办法 划转前 划转后
2、讨论通过使用建议(列支范围内业主,双三分之二) 2、通过使用方案(双三分之二) 4—7 4—7
3、组织实施使用方案(物业/相关业主)  3、组织实施使用方案(物业
4、申请列支(物业/相关业主向直辖市、市、县人民政府建设(房地产)主管部门/负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门申请)  4、申请列支(物业向业主委员会/负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门申请)
5、审核(直辖市、市、县人民政府建设(房地产)主管部门/负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门) 5、审核、备案(业委会/负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门审核;直辖市、市、县人民政府建设(房地产)主管部门备案;)
6、发出划转通知(审核主体向专户管理银行发出) 6、发出划转通知(审核主体向专户管理银行发出)
7、划转(银行划转至维修单位) 7、划转(银行划转至维修单位)

    物业公司在使用专项维修资金过程中需要从事的工作及注意事项
    制定维修资金应急支取预案
为什么要制定?
    法律规定了紧急情况下可以支取住宅专项维修资金,但是如何支取,何种情况属于紧急情况?新办法规定了六种情况,北京市住建委又做出了进一步细化规定,但仅仅依据这些新规定是明显不够的,如 “电梯发生冲顶、蹲底或意外灾害危及人身安全的”,这种情况属于紧急情况。也就是说不光需要发生冲顶、蹲底,而且还需要危及人身安全,那么什么情况属于危及人身安全,以何种标准来判定,如果不事先约定,到时非常容易引发争议。因为物业是从事公共服务的,不可能满足所有人的意愿,只能满足大多数人的意愿,底线是不能违背法律授予的权限,那么物业就需要通过事先做出细化约定来保护自己的权益,平衡利益冲突。而且,制定应急支取预案,会使小区发生紧急情况时物业公司的应变能力更强,操作性更强。
    2006年,北京市住建委、财政局、审计局、住宅资金管理中心四部门联合发文,明确要求物业公司需要制定维修资金应急支取预案,其实即使不做此规定,物业公司为了更好保护自己权益,也应该制定这样一个标准和制度,现在有规定做为后盾,物业公司完全可以利用这一屏障更好的维护自己权益,更好的为业主服务。
    建议物业公司不仅要制定住宅专项维修资金应急支取预案,也要制定住宅专项维修资金使用规范,或者将两者合二为一制定。其中使用规范或者业主管理规约里还需要业主专项维修资金续交方案。
如何制定?
    遵守几个基本原则:
第一,在上位规定的权限范围内制定应急预案,也就是说,物业公司制定的应急预案不得超出北京市住建委在相关规定里规定的几种情况;
第二,尽可能制定有操作性的细化规定;如关于电梯的规定,“电梯发生冲顶、蹲底或意外灾害危及人身安全的;定期检验时被责令停梯整改的;”这里的冲顶、蹲底及危及人身安全需同时存在才属于紧急情况,那么象上面我们所说的“危及人身安全”以何为标准呢,在制定应急预案时可以根据实际情况进行规定,或者需有鉴定部门的鉴定,或者需有业主的书面说明等,将比较抽象的标准具体化,使物业公司做出的应急使用行为变得有法可依。
第三,注意运用保留性规定。如“法律、法规、规定、政府相关指导规则或业主大会认定的其它紧急情况”等等。
 何时制定和通过?
这工作什么时侯做好呢,建议越早越好。法律规定,该预案是需要通过业主大会表决通过的,那么物业公司应该掌握两个时机,一个是最初交房时,制定的《业主临时管理规约》里,一定要有体现,如,“业主共同遵守物业公司制定的应急支取预案”类似这样的字眼;该规约里也要有业主续交方案等类似的内容;第二是在召开第一次业主大会时,最好连同其它决议一同表决通过,这里需要注意的是,该表决需要双过三分之二同意。当然,如果两个环节都做也可以,这样避免以后单独就该事宜另行召开业主大会,因为大家都知道召开一次业主大会是非常繁琐的。

 专项维修资金的支取使用流程
 确定维修项目,进行书面说明;
当发生需要维修动用专项维修资金的情况时,物业公司应在第一时间内确定需维修的项目,同时判定是否属于应该动用维修资金的范围,有以下几个判定标准:
A是否保修期内:没有超过保修期的维修应由建设单位或施工单位承担保修责任,故,在确定需要使用维修资金的时侯一定要说明所需维修项目是超出保修期的,而且要附有证据材料;
B是否属于专有责任:即是否是应当由相关单位承担的供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视等管线和设施设备的维修、养护费用;在进行责任认定时一定要清晰、明确,有依据;
C是否属于人为损失;
D物业服务合同里对维修责任是否有特殊约定:有的时侯物业公司为了争揽业务难免会约定多于原有保修责任的保修义务,如果有这样的约定,即使超出了建设单位或施工单位的保修期,也不应该动用专项维修资金,应由物业公司来承担。
在进行书面说明时,应围绕这四点进行阐述,而且都要有依据;
其次,物业公司要确定是否属于紧急情况下支取,而且要进行说明。至于是否属于紧急情况,物业公司可参照以下标准及本小区《专项维修资金应急支取预案》规定的标准进行确定:
 屋面、外墙防水局部损坏、渗漏严重,经多次补漏后仍难以解决的;(同上)
 电梯发生冲顶、蹲底或意外灾害危及人身安全的;定期检验时被责令停梯整改的;
 高层住宅发生供水主管道严重漏水,水泵(包括生活泵、消防泵、喷淋泵、稳压泵、中水泵等)发生泵体漏水、泵电机烧毁等情况,导致供水中断的;
 楼体单侧外墙饰面五分之一以上面积有脱落危险的;
 专用排水设施因坍塌、堵塞、爆裂等造成功能障碍,危及人身财产安全的;
 消防系统出现功能障碍,消防管理部门要求对消防设施设备维修及更新、改造的。
 工程鉴定及预算、制定维修方案;
鉴定:法律没有对此做出强制性规定,但建议一定要请专业机构进行鉴定,而且鉴定涉及到各个环节,如是否需要维修、维修工程造价、工程计划、工程预算、工程监理等环节;这也是对各方权益的更好保障;
方案:包括费用预算,物业公司在工程预算的基础上要有详细的费用预算,包括维修需要支出的各项费用,及列支范围,即需要哪些业主承担,还应该有详细的分摊说明。按照规定,相关业主需要按照比例承担,物业公司应该计算清楚,范围和比例计算清楚。维修方案还包括施工方式选择、需要相关业主承担的配合义务等等,如是否需要请施工单位施工,如果是,准备选择哪家或哪几家施工单位,具体的开工时间等等内容。注意维修方案要留有余地,因为审批时间不确定,涉及到具体时间的一定不能做太过绝对性陈述。
 组织投票;双过三分之二
通过使用建议后,即应开展投票工作,虽然法律没有强制要求物业公司来负责这项工作,但现实中,这项工作往往需要物业公司安排人来完成。需要注意的是,组织投票时,应以业委会或业主、相关主管部门为主导,物业公司做投票的辅助工作,做到权责明晰。
投票之前的材料一定要准备齐全,要让业主一目了然(包括前面提到的维修项目说明、维修方案、列支范围及分摊明细表及相关的法律与事实依据,以及不维修所要面临的风险及后果承担)。
具体的表决权数,参照上述规定,已经非常清楚,专项维修资金划转业主大会之前要列支范围内三分之二业主通过,划转后需要业主大会三分之二通过(业主大会议事规则规定或物业管理区域内的全体业主共同决定可以幢、单元、楼层为表决单位的除外),这里不再赘述。
 签订施工合同;
有的维修是由物业公司亲自完成,有的是需要聘请施工单位进行施工,这里有一个比较重要的问题,就是按照支取使用流程,需要先实施施工方案,再申请列支后才能划转。也就是说,除非施工方同意事后全额付款,那么需要有人预先支付全部或部分维修费用,这往往需要物业公司来承担。我认为这个环节中,为了将风险降到最低,在最初签订施工合同时,最好签订三方合同,即施工单位、业委会、物业公司三方,约定清楚三方的权利义务,尤其是付款义务,从而更好平衡各方利益。
 出具验收报告;
法律没有强制要求必须进行竣工验收,但此项工作建议物业公司一定要做,从程序上讲,参加验收方应该由物业公司、业主委员会或者社区居委会召集的业主代表组织验收,建议还要有专业鉴定机构的人参与,应由上述人员出具验收合格的验收报告。
 提出列支申请;
这项工作就比较清楚明了,提交书面的申请即可。申请书上除了上述投票环节的材料外还需要提交业主投票表决的材料,这是非常重要的,是是否批准的依据。不再赘述。
 备案留档
审核批准等所有工作完成后,将所有关于专项维修资金使用的材料做为档案材料全部留存备查。
 制定下年度物业共用部位共用设施设备维修计划、编制费用预算和分摊明细提交给业委会。
这是北京市旧使用办法的规定,但建议物业公司可根据情况制订出相关方案,交给业委会,让业主提前知晓,以使物业工作更完善。
 

 

                                                   北京市盛廷律师事务所
                                                           张晓燕 律师
                                                         2010年12月8日

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